Acente büyüdüğünde ilk çıkan soru yetki değil görünürlüktür: Ceyhan ofisindeki personel Adana ofisinin müşterisini görmeli mi? Üretim raporunda hangi şubenin rakamı kime ait? Bu sorular cevaplanmadan büyüyen acentelerde iki tipik sonuç görülür: ya herkes her şeyi görür ve müşteri listesi ofis değiştiren personelle birlikte yürür, ya da kimse kimseyi görmez ve yönetici toplamı hesaplayamaz.
Doğru kurgu, iki ekseni ayırmaktır. Birincisi işlev yetkisi: kim poliçe kesebilir, kim gider girebilir, kim personel yönetir. İkincisi görünürlük: hangi kayıtlar kimin ekranına düşer. Bu ikisi karıştırıldığında 'muhasebeyi görsün ama başka şubenin müşterisini görmesin' gibi çok doğal bir istek karşılanamaz hâle gelir.
Şube ayrımı açıkken müşteri, poliçe ve teklif kayıtları kendi şubesinde kalır; yönetici ise toplamı görür. Üretim ve dönüşüm raporları şube kırılımıyla okunur — hangi ofisin hangi branşta güçlü olduğu ilk kez görünür hâle gelir. Prim ve hedef konuşmaları da bu tabloya dayanır.
Bir uyarı: her sayıyı şubeye bölmek doğru değildir. Kira, yazılım, muhasebe gibi şubesiz giderler vardır; bunları zorla dağıtmak yanlış kârlılık üretir. Kırılım yalnız kaynağı belli kalemlerde anlamlıdır.
Şubeleşme bir yazılım özelliği değil, bir yönetim kararıdır. Yazılımın işi o kararı uygulanabilir kılmaktır.
Tüm yazılar